2021

  Workshop atau bengkel di perusahaan konstruksi atau pertambangan tentunya harus dilengkapi dengan Gudang, kadangkala Gudang itu hanya suatu tuangan kecil bila unit yang operasional tidak terlalu banyak, namun pada proyek besar dengan jumlah unit yang cukup banyak ( lebih dari 100 unit ) memerlukan Gudang yang cukup besar, khususnya Gudang untuk sparepart keperluan maintenance. Pada Gudang yang sudah cukup besar ini diperlukan manajemen yang baik artinya harus sudah memiliki tata kerja yang sistimatis dan terstruktur, alur kerja yang standar dan proses pencatatan dan penyimpanan data yang tertata dengan baik, sehingga seluruh pergerakan barang dari mana datangnya barang, untuk apa barang didatangkan.  dimana menyimpannya, bagaimana indentifikasinya sehingga mudah ditemukan, kemudian kemana barang dikeluarkan, bila untuk keperluan maintenance ke unit mana barang dikonsumsi. Gudang adalah bagian dari logistic,pada proyek konstruksi,  Gudang ini berada di tengah pekerjaan planner dan mekanik, artinya planner bekerja menjadwalkan pekerjaan maintenance berdasarkan data Gudang, dan mekanik ( workshop ) membutuhkan barang yang diarahkan oleh Planner ada di Gudang, sedangkan secara structural Gudang ada di bagian logistik dibawah bagian maintenance. Lihat   :  Struktur Dept. Maintenence Di Project Konstruksi   ALUR KERJA GUDANG 1.    Tata letak Gudang Mengatur tata letak atau layout itu pekerjaan yang sangat penting, pada pengaturan layout ini harus diperhatikan factor kenyamanan, keamanan, dan efektifitas kerja, yiatu mengatur alur kerja agar orang bekerja secara nyaman, jelas ( tidak memusingkan ), aman ( tidak membahayakan ), dan mudah dimonitor dan dikontrol              Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik  Stok opname Pada saat kerja pertama kali di Gudang harus diadakan stok opname, yaitu kegiatan menghitung dan dan memeriksa seluruh barang dan membandingkan antara fisik yang ada di Gudang dengan catatan pembukuan Gudang ( stok card ). Indentifikasi barang Sambil melakukan stok opname dilakukan juga indentifikasi barang, yaitu memberikan keterangan pada barang yang belum tercatat pada data barang, misalnya, part number, merk, type, fungsi ( digunakan untuk unit mana barang ), dan bila ada keterangan substitusi ( barang / sparepart ini dapat digunakan oleh beberapa tipe unit ), disamping itu dicatat juga lokasi barang tersebut berada ( catat kode rak )              Lihat : Cara mudah menemukan barang di gudang Labeling Seringkali kita menemukan Gudang yang manajemen atau tata Kelola kerjanya sangat tergantung pada petugas Gudang, kadang kala ditemui masalah yang hampir buntu hanya karena pada hari itu petugas tidak masuk kerja, hal ini sebenarnya tidak boleh terjadi. Solusi untuk masalah ini adalah labelling, seluruh barang di Gudang seharusnya memiliki label yang bertuliskan persis seperti data barang pada system, sehingga manajemen yang sudah tersistem artinya data barang yang mudah diketahui secara system, akan mudah pula ditemukan secara fisik digudang, buatlah label yang isinya data barang di system. Pada tahap ini proses pendataan barang sudah dapat dikatakan selesai, tahap selanjutnya adalah alur transaksi atau perputaran barang di Gudang, dengan selesainya stok opname berarti Gudang sudah memiliki data awal barang yang valid, sistimatis, dan mudah ditemukan baik secara data maupun secara fisik. ALUR BARANG DI GUDANG 1.    Maintenance Planning Maintenance planner sebaiknya membuat perencanaan pekerjaan maintenance baik dari preventive maintenance, yaitu service berkala, P2H, periodical cheking ( tindakan pengecekan unit secara periodic atau dalam rangka persiapan kontrak ), ataupun dari keluhan operator, dari data semua ini dapat dibuat rencana service ( maintenance ) yang didalamnya terdapat perkiraan kebutuhan sparepart.  Dari rencana maintenance ini Gudang atau bagian logistic dapat memperkirakan kebutuhan sparepart, apakah sudagh ada dalam stok dan apakah stoknya mencukupi, bila belum mencukupi maka dapat dilakukan proses permintaan pembelian ( PR : Purchase requisition ). Permintaan pembelian Dari perkiraan kebutuhan sparepart ini Gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian ( Puchasing ), atau dapat pula ( bila dalam proyek ), melakukan pembelian langsung, biasanya untuk barang yang mendesak, dan harganya tidak terlalu besar.   3.    Order pembelian dan penerimaan barang Bagian purchasing memberikan informasi tentang sudah dibukanya order ( PO ) kepada vendor tentang barang-barang yang dibutuhkan oleh Gudang.Gudang memeriksa apakah yang disorder itu sesuai kebutuhannya, dan Gudang akan manerima barang sesuai PO tersebut   Penyimpanan barang Gudang menyimpan barang sesuai dengan lokasi dan jenis barangnya, menunggu sampai saat barang tersebut dibutuhkan.              Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik  Pengeluaran barang maintenance Sebenarnya pada kegiatan ini Gudang sudah tidak melakukan pencatatan apapun, tinggal memberikan barang yang diminta oleh workshop ( mekanik ) barang-barang yang diminta berdasarkan WO yang telah diberikan oleh planner, kalaupun ada pencatatan adalah barang tambahan diluar WO.  Penerimaan dan pengeluaran barang diluar maintenance Di Gudang juga ada pencatatan diluar alur maintenance diatas, yaitu penerimaan barang dari bagian asset berupa sparepart bawaan pada saat unit baru dating ( baru dibeli ), penerimaan barang Bekas maintenance yang tidak jadi dipakai atau barang bekas yang masih dapat dipakai Kembali, sedangkan pengeluaran barang adalah berupa pengeluaran barang ke workshop untuk shop supplies ( misalnya : kawat las, mata gerinda, mata bor dan sebagainya yang diluar sparepart unit ). LAPORAN GUDANG Ada beberapa jenis laporan yang harus disampaikan oleh bagian gudang, yaitu : 1.    Laporan stok   Laporan ini memberikan informasi tentang detail barang termasuk partnumber, jumlah, nilai serta lokasi barang tersebut, drai tampilan inilah barang diketahui keberadaannya yang dicocokkan pada lokasi dengan melihat label barang.  Laporan mutasi barang Laporan ini memberi informasi tentang perubahan jumlah stok secara periodic sejak dimulainya penggunaan system sampai dengan saat ini. 3.    Laporan permintaan pembelian dan penerimaan barang   Laporan ini menginformasikan detail permintaan barang oleh Gudang kepada bagian pembelian dan realisasi pembeliannya. Laporan- laporan lain yang berkaitan dengan kebutuhan dan pengeluaran barang baik untuk operasional maupun maintenance peralatan project.

  Salah satu problematika dalam manajemen inventory adalah kesulitan menemukan barang di gudang, walaupun tercatat stok masih ada, namun ternyata sangat sulit menemukan barang tersebut, hal ini akan menimbulkan banyak penafsiran dari berbagai pihak yang berkaitan dengan gudang. Indentifikasi lokasi barang di gudang disamping indentifikasi dari barang itu sendiri sangatlah penting, dengan indentifikasi lokasi yang sistimatis dan jelas makan akan dengan sangat mudah lokasi barang ditemui walaupun tempatnya sangat tersembunyi dibawah tumpukan barang lain. Seringkali petugas gudang menghabiskan waktu cukup lama dan cukup memusingkan mencari suatu barang yang menurut catatan masih ada stok namun barang tidak dapat segera ditemukan, padahal barang tersebut sangat diperlukan dan segera akan dipakai. Mengapa hal itu bisa terjadi ? karena lokasi barang tidak terindentifikasi.  Dalam manajemen inventory, lokasi barang di gudang ditandai dengan kode rak, dimana kode tersebut terdiri dari beberapa digit yang masing-masing digitnya mengandung arti dari mulai kode gudangnya sendiri untuk perusahaan yang memiliki beberapa gudang di berbaai tempat, sampai dengan tempat barang itu bersemayam, ada di rak mana dan box yang mana, kesemuanya harus dapat diterjemahkan dalam sebuah sistem. Kita dapat mengindentifikasi barang misalnya ada di gudang A di Surabaya, rak B kolom C level 2 pada sebuah box no 21, hanya dengan membuat lokasi ABC2-21, dan tempat itu dapat diketahui oleh seluruh bagian yang terkait tidak hanya petugas gudang Surabaya, tetapi GM logistik di kantor pusat Jakarta dapat secara langsung mengecek dari meja kerjanya, ya sampai se detail itu. Mari kita kembali ke postingan yang lalu  “Bagaimana membuat layout gudang yang baik“ Misalkan kode penerimaan dengan kode R1 Kode pengecekan R2 Kode penyimpanan di lantai F1 Kode persiapan pengiriman P1 Kode pengiriman S1 Maka pada saat penerimaan barang di lokasi Penerimaan pada kolom rak dengan tanda R1, sedangkan pada saat sudah dilakukan pengecekan barang maka pada kolom rak diisi dengan kode rak R2 Sekarang apabila sudah dilakukan pengecekan dan mau ditempatkan pada area penyimpanan apabila penyimpanan di lantai maka dengan kode rak F1-21, maksudnya barang ditempatkan di lokasi penyimpanan lantai F1 dan berada dalam box nomor 21. Apabila barang ditempatkan pada rak maka menggunakan kode rak : Rak yang ada dalam gudang diberikan kode A, B, C dan seterusnya, begitu juga kolom dari rak juga diberikan kode A, B, C dan seterusnnya, level rak diberikan kode angka, angka no paling bawah, 1 2 dan seterusnya makin keatas. Jadi apabila barang ditempatkan pada rak A kolom B level 2, dan barang berada dalam box nomor 5, maka kodenya AAB2-05 dimana kode A pada digit pertama adalah kode gudang Surabaya. Dengan begitu maka barang digudang dengan sangat mudah diketahui oleh siapaun yang berwenang, walaupun tidak berada di gudang tersebut  Pada tampilan daftar barang maka lokasi barang dapat diketahui secara detail. Oke , silahkan ber kreasi….

Gudang sebagai tempat penyimpanan barang pasti dimiliki oleh setiap perusahaan, namun fungsi dari dudang ini pada setiap perusahaan berbeda, tergantung jenis perusahaannya, pada perusahaan yang menggunakan gudang sebagai faktor produksi, gudang dibagi menjadi 2 jenis yaitu : Gudang produksi : gudang ini masuk keluarnya barang dihubungkan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk sebagai penerimaan hasil produksi, sedangkan barang keluar sebagai supply bahan untuk proses prosuksi. Gudang umum : gudang yang proses masuknya barang tidka berkaitan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk dari supplier atau vendor dan keluar juga ke customer sebagai penjualan. Namun termasuk jenis ini adalah gudang yang ada dalam perusahaan dan bertugas mensupport bagian lain, misalnya gudang sparepart, pada perusahaan bengkel atau workshop peralatan pada perusahaan tambang dan konstruksi Dalam posting kali ini akan kita bicarakan masalah gudang sparepart yang befungsi sebagai support ke workshop peralatan pada perusahaan konstruksi atau pertambangan, dimana layoutnya harus dapat mendukung pekerjaan bagian terkait tersebut. Dalam gudang itu dibagi dalam beberapa area yang menunjukkan jenis pekerjaan di dalamnya, setiap area harus mempunyai batas yang tegas, namuntidak harus dibuat ruangan setiap area ( dibuat dinding ), kecuali ruang kantor. Setiap area cukup dibuatkan haris batas berwana kuning yang menunjukkan bahwa dalam batas garis tersebut adalah sebuah area tertentu. Pada gudang yang menyimpan barang dan ada barang yang kecil secara fisik, misalnya sparepart, ada baiknya, area penerimaan, pengecekan, persiapan dan penguruman juga disipkan meja kecil, dan disiapkan alat kerja yang berhubungan dengan kondisi area, misalnya tali dan alat banding pada area pengiriman sebagai alat pengikat barang. Walaupun di empat area diatas perlu disiapkan meja untuk menempatkan barang sementara dan alat kerja, namun tidak disarankan kalau di area ini disediakan rak, karena rak centerung menempatkan barang secara tertutup dan tidak terlihat. Pada aera rak penyimpanan disediakan rak yang sesuai dengan jenis barang, dan diberikan identitas khusus ( akan dibicarakan khusus tentang indentifikasi rak ini ), dan pada area penyimpanan ini sebenarnya fungsinya sama dengan rak hanya disini disimpan barang yang tidak mungkin dimasukkan ke rak ( misalnya karena besar dan berat ). atau mungkin karena kapasitas rak telah penuh sehingga sementara barang ditempatkan disini.    Struktur Dept. Maintenence di project Konstruksi dan site Pertambangan PINTU GUDANG Pintu gudang harus dipisahkan antara pintu masuk dan pintu keluar, gunanya untuk menegaskan barang mana yang baru masuk, dan barang mana yang akan keluar, disamping itu juga untuk mengurangi kesibukan di sekitar lalu lintas pintu. Letak kedua pintu ini sedapat mungkin dekat atau mudah dilihat dari area administrasi dan pengawasan, sehingga setiap barang masuk atau keluar mudah diketahui dari ruang pengawasan. AREA ADMINISTRASI DAN PENGAWASAN Area ini adalah area kanrnya gudang dimana bagian administrasi gudang mencatat dan mengadministrasikan semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan gudang, dan dalam area ini kepala gudang juga berkantor, itulah sebabnya diatas dikatakan bahwa pintu keluar masuk harus disekitar area ini, sehingga kepala gudang mudah untuk mengawasi lalu lintas barang di gudang. Walaupun gudang adalah tempat menyimpan barang, namun di area ini dilarang keras adanya barang, kecuali barang contoh atau sedang dalam masalah yang berjumlah kecil, itupun hanya sementara ada di ruangan ini. AREA PENERIMAAN Area ini adalah tempat dimana gudang menerima barang yang dikirim oleh vendor, setelah Faktur atau surat jalan diserahkan ke kepala gudang di area administrasi, barang diletakkan di area ini, petugas gudang akan mengecek barang yang diterimanya apakah sesuai dengan surat jalan dan apakah sesuai dengan pesanan, juga diperiksa secara fisik mutu dan kecacatannya. Apabila pengecekan barang tidak dapat diselesesaikan secara langsung, maka barang masih harus berada di area ini dan surat jalan diberikan tanda “ BARANG BELUM DIPERIKSA “ Pada saat proses pemeriksaan barang yang memenuhi sarat dipindahkan ke area pengecekan, dan yang tidak oke masih tetap ditinggalkan di area ini secara terpisah, dengan diberi tanda “RETUR” AREA PENGECEKAN Apabila barang sudah selesai diperiksa, maka barang yang dalam kondisi oke, artinya memenuhi semua sarat, dipindahkan ke area pengecekan, artina semua barang yang ada di area ini sudah clear dari masalah penerimaan, barang dapat diterima dan dapat disimpan dalam rak atau area penyimpanan. Petugas gudang disini memilah jenis barang berdasarkan area raknya, sehingga akan lebih mudah dalam memindahkan barang ke rak atau area penyimpanan. RAK DAN AREA PENYIMPANAN Barang yang telah selesai diperiksa dan sudah berada di area pengecekan, dapat segera dipindahkan ke rak sesuai jenis barangnya AREA PERSIAPAN Area ini disiapkan untuk persiapan pengiriman, pada saat gudang menerima DO atau perintah pengiriman, maka barang yang tercantum dalam DO tersebut disipkan disini, barang dicek baik jumlah, jenis dan persaratan lainnya sesuai DO. Dalam area ini jumlah dan jenis barang harus sesuai dengan seluruh DO yang sudah ada, jadi tidak boleh ada barang sisa berada disini, misalnya barang yang per box berisi 40 namun di DO hanya perlu 30, maka sisa yang 10 tidak boleh berada di tempat ini, harus segera dikembalikann ke area penyimpanan. AREA PENGIRIMAN Seluruh barang yang sudah disiapkan untuk dikirim dipindahkan ke area pengiriman, disini barang dipacking sesuai standar packing, dibuat packing list yang berisi detail barang per kartonnya, kemudian baru dapat dibuatkan surat jalan, yang dapat diberikan ke bagian untuk dibuatkan fakturnya. Layout gudang ini dibuat secara standar, untuk aplikasi di lapangan disesuaikan dengan kondisi gudang dan kondisi barang, serta alur kerja gudang di perusahaan tersebut, begitu juga penamaan area juga perlu disesuaikan dengan istilah yang ada di perusahaan.  Cara mudah menemukan barang di gudang